Kolmen tunnin kalenterivaraus. Ei, miksi juuri nyt. Taas. Olisi töitäkin tehtävänä. Sinut on kutsuttu työpajaan.

Työpaja tulee, mutta olet henkisesti muualla. Selaat passiivis-aggressiivisesti sähköposteja ja sosiaalista mediaa. Kahvitauon lähestyminen tuntuu pitkitetyltä orgasmilta. Kun liimalaput ovat seinillä, ajattelet: kohta tämän täytyy loppua.

Työelämässä on liian paljon huonoja työpajoja. Työpajoja, joihin kutsutaan liikaa ihmisiä tai vääriä ihmisiä. Työpajoja, joiden tavoitteet eivät ole selviä. Työpajoja, joiden tulokset eivät muutu käytännön toiminnaksi.

Silti minä rakastan työpajoja. Jos ne ovat hyviä. Jos ja vain jos. Mistä työpajojen huonous johtuu?

Työpajoihin kutsutaan mielellään mahdollisimman paljon ihmisiä. Kaikkien mielipide, ideat ja näkemykset halutaan huomioida. Pyrkimys on jalo. Silti kymmeniä tai jopa satoja ihmisiä osallistavissa työpajoissa ei välttämättä synny ajattelua, joka poikkeaisi yhden tai muutaman ihmisen ajattelusta. Miksi?

Yksi ongelma on työpajojen kesto ja rytmi. Ajattelussa ehditään tavoittaa vain pintataso: ajatukset, joita kaikki ajattelevat. Jo tämän riskin tiedostaminen auttaa suunnittelemaan sellaisia harjoituksia, joissa pintatason kautta mennään syvemmälle. Toisaalta työpajassa saattaa olla liian samanlaisia ihmisiä. Silloin ajatustenvaihdosta ei synny luovia yhdistelmiä, vaan työpaja on itseään vahvistava kaikukammio.

Joskus käy niin, että ihmisillä ei yksinkertaisesti ole riittävän laadukkaita ajatuksia. On vaarallinen harhakuvitelma, että kenestä tahansa voisi tulla minkä tahansa aiheen mestariajattelija kahden tunnin pikakurssilla. Työpajassa on siis toisin sanoen vääriä ihmisiä. Ihmisiä, joilla ei ole käsiteltävään asiaan annettavaa. Se ei ole heidän vika, vaan heidät kutsuneen henkilön.

Tyypillinen työpajatyöskentely ei sovi kaikille ihmisille. Sosiaaliset työtavat korostuvat. Työpajoissa kukoistavat ulospäin suuntautuneet, ekstrovertit ihmiset, jotka ajattelevat puhumalla. Tämän ongelman voi ennaltaehkäistä sillä, että työpajaan sisältyy yksin tehtäviä harjoituksia. Vuorovaikutteinen ja itsenäinen, brainstorming ja brainwriting, vuorottelevat. Paras näkemys voi löytyä kulmapöydän jurottajalta.

Työpaja pidetään usein sillä ajatuksella, että abstraktista tiedosta syntyisi jotain konkreettista ja käytännöllistä. On tehty tutkimusta, ja nyt on haalarihommien aika. Tavoite on tarpeellinen. Silti tulosta syntyy vain 3M-konsernille. Miksi?

Työpajan tarkoitus saattaa olla työpajan pitäminen. Tämä kuulostaa hassulta, mutta silti työpajoja pidetään usein siksi, että työpajojen koetaan sopivan tiettyihin tilanteisiin ja projektien vaiheisiin. Taustalla ei välttämättä ole perusteellista pohdintaa siitä, että onko työpaja paras tapa edistää käsiteltävää asiaa.

Työpajojen ja päätöksenteon suhde on usein epäselvä. Työpajoissa ei synny ideoiden ja aloitteiden omistajuutta. Johto ei ole paikalla, mikä on varma kuolemansuudelma tärkeäksi koetulle työpajalle. Siksi työpajan alussa on kriittistä kertoa, miten työpajan pohjalta tehdään päätöksiä, ja mihin työpajan tulokset vaikuttavat. Työpajan täytyy nivoutua osaksi suurempaa tarinaa. Jos valta eristäytyy kabinetteihin, tulee työpajasta toimihenkilöiden näköalatonta leikkimistä.

Tarvitsemme työpajojen kunnianpalautuksen. Työpajoja, joilla on todellisia tavoitteita. Työpajoja, joissa on paikalla johto ja käsiteltävän aiheen parhaat asiantuntijat, mihin lukeutuu myös kokemuksellinen tieto. Työpajoja, jotka on ohjattu rautaisen ammattimaisesti, koetelluilla menetelmillä.

Paras lääke työpajojen yhdentekevyyteen on työpajojen ottaminen vakavasti.