Videotykin sininen virityskuva on kuin leirinuotio, jonka äärelle valkokaulustyöntekijät kerääntyvät aamuisin. Sinertävä kajo luo turvallisuudentunteen, jota ei voita edes ansiosidonnaisen työssäoloehdon täyttyminen. Kehä I:n aamuruuhkan jälkeen kokoushuoneen loisteputketkin henkivät lempeyttä. Valmistaudumme kohtaamaan toisemme kalvojen välityksellä.

Neuvotteluhuoneessa projektorin hurinaa somistaa pöydällä oleva sämpylä, jonka välistä kurkistaa hieman nuukahtanut paprikansiivu. Tarjottimella on myös hedelmälohkoja ja leivoksia. Kukaan ei syö mitään, joku vähän näykkii. Kaiken tarjolla olevan syöminen vaikuttaisi liian innokkaalta.

Jos palavereja on neljä päivässä, alkaa kokousputken viimeinen laskiaispulla tuntua jo kiusallisina vatsanväänteinä. Seuraavana päivänä iho kukkii. Ja eihän sokeria kehtaa syödä, kun hihan alta pilkottaa joululahjaksi saatu aktiivisuusranneke. Suomen liike-elämästä ylijääneillä palaveripullilla voisi luultavasti ratkaista kolmannen maailman nälkäkriisin.

Kahvia? Kyllä, kiitos. Muu tarjoilu on pohjimmiltaan yhdentekevää. Eniten kahvia juonut voi lietsoa palaverin hysteeriseksi ideakarnevaaliksi, josta poistutaan tärisevien “tästä tulee hyvä” -vakuuttelujen saattamana. Jos palaverissa ei ole kahvia lainkaan, on puutteen selittely kymmenen kertaa vakuuttavampaa kuin kokouksen vieraaksi saapuneen myyjän kilpailukykyargumentit.

Videotykin ja tietokoneen virittäminen käyttökuntoon on lähes aina kuin kohtaus sketsisarjasta. Kuva ei vain ilmesty näkyviin. Alkaa sohellus liittimien ja kaukosäätimen kanssa. Tarvitaan vaksi. Tai joku nuori mies. Kun kuva ilmestyy näkyviin, ovat mittasuhteet pielessä: kolmannella kalvolla esiintyvä toimitusjohtaja on venynyt sumopainijaksi, joka kertoo sitaatissa yrityksen olevan dynaaminen ja ketterä.

Mac-käyttäjät kiroavat unohtuneita välikappaleita ja Applen kerran vuodessa vaihtuvia liitäntöjä, jotka tekevät vanhoista adaptereista käyttökelvottomia. Äänen käyttäminen on turha toivo: toimivia neukkarikaiuttimia ei yksinkertaisesti ole olemassa. Esitykseen nivottua tsemppimusiikkia kuunnellaan läppärin onnettomalla äänentoistolla.

PowerPointin logiikka on lineaarinen. Toisin sanoen tarina etenee kuin juna kiskoilla. Jos paketti on hyvä, ei ongelmia synny. Jos esitys ei toimi, on puhuja pulassa. Hänen on vaikea vaihtaa suuntaa tai improvisoida, etenkin jos hän on klikkerin varassa. Osa ammattipuhujista käyttää kalvosettejä, jotka koostuvat eräänlaisista moduuleista. Silloin esiintyjä pystyy muuttamaan suunnitelmaansa lennossa, jos alkuperäinen idea jättää yleisön kylmäksi.

PowerPointin suosio on hämmästyttävä siihen nähden, että emme valmistele kalvopakettia muihin tilanteisiin, joissa haluamme sanoa jotain tärkeää. Onko joku kosinut PowerPointia käyttäen? Tai pitänyt muistopuheen hautajaisissa? Miksi presidentin uudenvuodenpuheen epämääräisyyttä ei pelasteta bullet pointeilla? Olisiko Martin Luther Kingin “I Have a Dream” -puhe ollut parempi kalvojen höystämänä?

PowerPointin käyttö antaa usein näennäisammattimaisen vaikutelman siitä, että nyt käsitellään tärkeää työasiaa. Samalla unohtuu se, että saman asian voisi esittää nopeammin, elävämmin ja henkilökohtaisemmin ilman tukimateriaalia.

Hyvän PowerPoint-esityksen valmistelu on yksinkertaista. Johdonmukaista tarinaa kuljetetaan kalvoilla, joissa on yksi kuva ja yksi lause. Kaikki tietävät tämän, mutta kukaan ei toimi ohjeen mukaan. Yhdellä kalvolla pitää olla vähintään viisi virkettä tekstiä, prosessikaavio, firman logot, kolme sertifikaattia ja fiiliskuva, jossa jakkupukuinen nuori nainen hyppää kaksi metriä ilmaan ja kohottaa nyrkin kohti taivasta. Kirsikaksi kakun päälle on jäänyt muutama kirjoitusvirhe.

Milloin PowerPointin kultakausi loppuu? Olen kuullut organisaatioista, joissa kalvojen käyttö on jopa kielletty. Esimerkiksi Amazonin toimitusjohtaja Jeff Bezos on kieltänyt PowerPointin käytön yrityksessään. Puhetaitoa ja tarinankerrontaa voi oppia monista suosituista kirjoista. Moni on oivaltanut, että ilman videotykkiä tunnin palaverin asiat voi käsitellä puolessa tunnissa. Jotkut suosivat kävelypalavereita. Nämä ovat lupaavia merkkejä, jotka hiljalleen nakertavat PowerPointin itsetarkoituksellisuutta.